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El análisis DAFO es quizás una de las herramientas más conocidas en el mundo de las organizaciones. Surgió, como la mayoría de las de su tipo, en el mundo empresarial, con la finalidad de facilitar la valoración de la situación de una organización en un momento concreto y posibilitar la toma de decisiones estratégicas. Es, de hecho, una herramienta categorizada como de análisis organizativo (usualmente denominado también como “institucional” o “corporativo”).

Su lógica es sencilla. En resumen y básicamente, se trata de analizar grupalmente cuatro criterios de valoración que engloban toda la organización, y que corresponden a sus siglas: Debilidades, Amenazas, Fortalezas, y Oportunidades. Tras esto, los resultados se ubican en una matriz con cuatro espacios de trabajo, uno para cada criterio, a partir de donde se obtiene una visión de conjunto favorecedora del debate participativo a partir del desarrollo de cada uno de aquellos. En los ejes horizontales se han de ubicar los criterios según su naturaleza analítica interna (Fortalezas y Debilidades), y externa (Oportunidades y Amenazas), o lo que es lo mismo, aquellos controlables por la organización (análisis interno), y aquellos no controlables por ésta, pero que pudieran ser influenciables o abordables desde diversas estrategias (análisis externo).

Su sencillez de uso y difusión hacen de ésta una de las herramientas más utilizadas en organizaciones de diversa naturaleza, desde empresas hasta entidades no lucrativas, casi siempre con un resultado aceptable. No obstante, su ejecución normalmente deja mucho que desear, dado que requiere de una serie de condiciones y pautas que suelen obviarse, restringiéndose su uso a seguir los pasos expuestos en el anterior párrafo. Ello aboca a una utilización comúnmente superficial de la herramienta y a no explotar su verdadero potencial, con lo que desaprovecha gran parte de su utilidad, perdiendo información que, por otra parte, pudiera ser vital para la organización que haya decidido utilizarla en un momento dado.

A continuación analizaremos algunos de estos aspectos, en concreto algunas de las condiciones que han de existir para su correcta realización.

En primer lugar, algo obvio, contar con un espacio de trabajo adecuado, sin presiones de tiempo, y mucho menos de trabajo o grupo. Si bien pudiera parecer algo básico e intrascendente, no es cuestión baladí. Las personas que hayan de participar en la ejecución de esta herramienta han de llegar liberadas de todo pensamiento ajeno a su realización, como pudiera ser tener algo pendiente que hacer o un comentario o charla previa de algún superior que condicionase la misma. La meta es conseguir conclusiones que pudieran ser de utilidad para la organización, careciendo de lógica que éstas estuvieran determinadas o condicionadas con carácter previo.

En segundo lugar, señalaremos la importancia capital de contar con la figura de un dinamizador eficaz y eficiente, algo más complicado de lo que a priori podría parecer. Dicha persona, en tal sentido, debe desarrollar la herramienta en toda su extensión: antes, durante y después. Antes, porque ha de planificar la propia ejecución, considerando aspectos tan relevantes como el análisis de los participantes (que incidirá, por ejemplo, en la conveniencia de predeterminar perfiles de grupos o no), el lugar de realización, los tiempos disponibles, descansos, ambiente, materiales, prever contingencias, estructurar ítems, etc. Durante, porque ha de velar por el correcto desarrollo metodológico de la herramienta, lo que conlleva la recomendación de grabar la sesión, velar por la participación de todos los asistentes, categorizar, controlar tiempos, ser pertinente e inspirador en sus intervenciones sin injerir en aquél, orientar el discurso a conclusiones, etc. Debe ser, por tanto, una persona muy metódica y entregada a encauzar el uso de la herramienta, sin interferir en su buen desarrollo ni intervenir en su discurso; su papel es central y genera influencia, por lo que debe ser muy consciente de ceñirse a lo metodológico. Y finalmente, después, porque es muy conveniente volcar los resultados por escrito, así como hacerlos llegar tanto a participantes como responsables. Esto se debe a que la herramienta, como cualquier otra en su extensión, no tiene sentido si sus conclusiones no se orientan posteriormente a la acción. Podría ahondarse mucho más en torno a este punto, pero terminaremos señalando únicamente la conveniencia de que sea una persona ajena a la organización, o en su defecto al ámbito donde ésta desarrolla su actividad.

Finalmente, señalaremos que DAFO es una herramienta de análisis con visión de conjunto, que pretende obtener una visión amplia de cada criterio, por lo que la composición de los participantes debe ser lo más heterogénea posible. Por lo tanto, procuraremos que los grupos de trabajo tengan representantes de todas las secciones o departamentos de la entidad en cuestión. Si la entidad es pequeña, esto se consigue prácticamente por sí solo, mientras que si tiene un tamaño importante habrá que velar por ello, siendo la persona dinamizadora la figura ideal para establecer los perfiles. El tamaño del colectivo participante conviene no supere las 25 personas, si bien existen alternativas cuando se quiere la participación de más personas (dinamizadores de apoyo, sesiones distintas con participantes distintos, etc.). En ocasiones se utiliza para realizar el análisis sobre departamentos, secciones, o incluso procesos o proyectos, en cuyo caso cobra sentido si se realiza con una muestra amplia, perdiendo utilidad cuanto menor es ésta. Por último, es fundamental velar por la naturaleza de los participantes atendiendo a criterios de jerarquización, no siendo aconsejable hacer participar a superiores con subordinados, pues puede (y suele) coartar la libertad de expresión.

Podríamos tratar más cuestiones, pero por el momento éstas pueden ser más que suficientes como para generar un debate que matice y desarrolle sus máximas. En el próximo artículo abordaremos la utilización metodológica de la herramienta, enfoque central en el que daremos muchas claves para usarla adecuadamente y obtener un mejor rendimiento de la misma.

¿Cuál es tu experiencia respecto a todo lo que rodea la realización de un Análisis DAFO? ¿Existe alguna cuestión más que consideres oportuna de tratar?