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Seguramente en alguna ocasión, en el seno de nuestra organización (sea ésta empresa, asociación, etc.) hemos tenido la necesidad de generar una gran cantidad de ideas sobre un asunto determinado en un tiempo muy limitado, normalmente con la intención de solventar un problema concreto. En tal tesitura suele imponerse la recomendación de aunar el esfuerzo colaborativo de las personas que componen la organización en una reunión o reuniones para, en lo que duren éstas, analizar ideas que constituyan vías de solución al problema identificado. Creatividad y eficiencia de la mano; el fundamento de las soluciones colaborativas ante problemas y retos determinados.

Usualmente para este tipo de situaciones suele utilizarse una herramienta tan simple y efectiva como la lluvia de ideas, una técnica de ejecución rápida que posibilita contar con un amplio abanico de propuestas de diversa naturaleza. A veces, incluso, generan un debate que puede llegar a ser realmente productivo. Sin embargo, en ocasiones es una herramienta que, o bien no funciona, o bien se queda a medias; gran parte de aquellas puede deberse a que no se ha planteado bien la ejecución de la técnica, pero en otras, simplemente, se queda corta. Para solventarlo, una buena opción es utilizar el mapa de afinidad, que no es otra cosa que una técnica mejorada de la lluvia de ideas que posibilita, primero, hacer visual aquella y, segundo, ordenar y estructurar las ideas planteadas para analizarlas en base a su afinidad e importancia.

Esta herramienta podemos aplicarla sobre varios supuestos que en mayor o menor medida pueden ser recurrentes en el mundo de las organizaciones: crear un diseño o producto, mejorar un servicio, generar una estrategia determinada, enfocar un esfuerzo determinado a un resultado concreto, tomar decisiones, identificar oportunidades, etc. En resumen, es necesario reiterar que se trata de identificar soluciones ante problemas concretos.

La secuencia de la herramienta es la siguiente:

  1. Definir el problema, situación o cuestión a resolver.
  2. Pedir a todos los participantes que en un máximo de 10 minutos planteen sus ideas en postits, una por unidad, y que realicen una brevísima presentación de aquellas. La presentación se hará sobre un muro, situando los postits correspondientes.
  3. Categorizar en columnas las ideas de acuerdo a su naturaleza, relación o efecto, en base a cómo se formule el punto 1. En otras palabras, agrupar por afinidad.
  4. Sobre la base de las categorías creadas generar debate grupal con tendencia a ponderar la importancia de todas las ideas aportadas.
  5. Es importante orientar la herramienta a la toma de una decisión, en este caso apostar por la a priori mejor idea (o ideas), para proceder a estudiar su factibilidad.

Dependiendo del número de participantes, la herramienta puede tener una duración variable, aunque no es recomendable superar la hora y media. Las ideas que no hayan encontrado relación posible cabe agruparlas en una categoría general, una especie de cajón de sastre, para posibilitar también su análisis. Igualmente, las repeticiones conviene registrarlas, ya que la reiteración en la idea señala que tiene un valor específico para el grupo, lo que merece una atención especial. Si existe algún problema en la categorización de varias ideas, quizás convendría reformular las categorías. Es importante mediar y dinamizar para que la participación de los asistentes sea plena.

Esta herramienta tiene pleno valor cuando se generan muchos datos y dicha información es valiosa, lo que dependerá mucho de la composición de los participantes. En su desarrollo, la persona que desarrolle y dinamice la misma debe velar en especial por que la categorización esté bien hecha y sea significativa.

En resumen, estamos ante una herramienta sumamente sencilla, barata y potente que puede ayudarte a identificar soluciones ante retos importantes en tu organización. ¿Te animas a utilizarla?

¿Qué técnicas o herramientas sueles utilizar en tu organización para identificar la solución a un problema? ¿Qué resultados obtienes? Opina y comparte.